NJORD Datenschutzrechtliche Richtlinien

Allgemeine Hinweise

NJORD Advokatpartnerselskab (nachfolgend „NJORD”, „wir”, „unser”, „uns”) erhebt und verarbeitet als Anwaltskanzlei personenbezogene Daten im Rahmen unserer Betreuung von Mandanten und Mandaten.

Nach Maßgabe der besonderen Vorschriften für den Betrieb von Anwaltskanzleien und der Berufsordnung der dänischen Anwaltskammer sowie in unserer Eigenschaft als Berater mit einer weitgehenden Handlungsfreiheit im Rahmen unseres Auftrags gilt NJORD für alle Tätigkeiten, die einen Beratungsbezug haben, als der Datenverantwortliche.

In gewissen Fällen üben wir eine Servicefunktion aus, wie z.B. Sekretariatsfunktionen, Postweiterleitung oder lediglich administrative Aufgaben. In diesen Fällen ist NJORD der Datenverarbeiter, wohingegen die Partei, für die wir die Aufgabe wahrnehmen, die Datenverantwortliche ist. Die Auftragsdatenverarbeitung durch NJORD erfolgt in diesem Fall auf der Grundlage eines Datenverarbeitungsvertrages; dabei finden die datenschutzrechtlichen Richtlinien der Datenverantwortlichen gegenüber den Personen, zu denen Daten erhoben werden, Anwendung.

Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung durch NJORD haben oder Ihre Rechte in Anspruch nehmen möchten, können Sie sich jederzeit gerne bei uns melden:

NJORD Advokatpartnerselskab
Pilestræde 58
DK-1112 Kopenhagen
z.Hd.: Conni Falkner

privacy@njordlaw.com

Erhebungs- und Verarbeitungszwecke

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch NJORD erfolgen zu verschiedenen Zwecken – vor allem aber im Zusammenhang mit der Mandantenbetreuung, der Wahrnehmung von Mandaten, dem Unternehmensbetrieb und für Werbemaßnahmen.

Betreuung von Mandanten: Damit wir unsere Mandanten überhaupt betreuen können, sind die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Dies gilt z.B. für Auskünfte zur Person und zu den Kontaktdaten des Mandanten und/oder des wirtschaftlichen Eigentümers des Mandanten, sowie für Informationen über etwaige Ansprechpartner. Die Erhebung und Verarbeitung von Daten erstrecken sich des Weiteren auf Auskünfte über unsere Mandantenbeziehungen, einschließlich Korrespondenz und Informationen über Guthaben und ausstehende Forderungen. In gewissen Fällen holen wir ebenfalls Kreditauskünfte über Mandanten ein. Die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgen in diesem Zusammenhang auf der Grundlage eines Beratervertrages.

NJORD erhebt und verarbeitet ebenfalls personenbezogene Daten über Mandanten in den Fällen, in denen eine zwingende gesetzliche Verpflichtung besteht – z.B. im Zusammenhang mit dem dänischen Geldwäschegesetz [hvidvasklovgivning]. Aus diesem Grund erheben wir bei der Mandatsübernahme die zur Identifizierung des Mandanten und/oder des wirtschaftlichen Eigentümers des Mandanten erforderlichen Daten, wie z.B. Fotoausweis und Angaben zum Privatwohnsitz und zur Nationalität.

Wahrnehmung von Mandaten: Bei der Wahrnehmung der meisten Mandate erhebt und verarbeitet NJORD ebenfalls personenbezogene Daten in einem gewissen Umfang. Welche personenbezogenen Daten im konkreten Fall erhoben und verarbeitet werden, hängt von der Art und anderen Faktoren des Mandats ab. Bei den Daten, die am häufigsten erhoben und verarbeitet werden, handelt es sich um die Namen und Kontaktdaten der Parteien der Angelegenheit, d.h. in erster Linie Mandanten, Gegenparteien sowie sonstige Personen, die für die Angelegenheit von Belang sind. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Wahrnehmung von Mandaten erfolgen somit aus verschiedenen Gründen – je nach Mandat. Sie erfolgen grundsätzlich zur Erfüllung des Vertrags mit dem Mandanten, oder weil NJORD oder der Mandant ein berechtigtes Interesse hieran hat. Ist von Auskünften über Straftaten die Rede, gilt bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich die Annahme, dass das berechtigte Interesse des Mandanten an der Wahrnehmung des Mandats eindeutig Vorrang vor dem Interesse des Betroffenen an der Geheimhaltung der Auskünfte hat. Personenbezogene Daten werden auch oft zwecks Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung eines Anspruchs erhoben und verarbeitet. Als Beispiele für Fälle, in denen wir auf der Grundlage eines berechtigten Interesses Daten über andere Personen als unsere Mandanten erheben, können Beitreibungsverfahren und Handlungen bzgl. der Verletzung von Urheberrechten und der Beleidung in sozialen Netzwerken genannt werden.

Unternehmensbetrieb: Im Rahmen des Betriebs der Anwaltskanzlei von NJORD werden personenbezogene Daten bzgl. unserer Lieferanten und Kooperationspartner erhoben und verarbeitet. In diesen Fällen handelt es sich bei den personenbezogenen Daten vor allem um Namen, Anstellungsort und Kontaktdaten sowie Auskünfte über die Geschäftsbeziehung einschl. der Korrespondenz. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen in diesem Fall, weil NJORD ein berechtigtes Interesse an der Verwaltung, der Planung und des Betriebs unseres Unternehmens hat. In gewissen Fällen erfolgen die Erhebung und Verarbeitung von Daten, um Verträge mit dem Betroffenen zu erfüllen.

Werbung: NJORD erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unseren Werbemaßnahmen, einschl. unseres Kursangebots, unseren Veranstaltungen etc., sowie beim Versand von Newslettern. Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen in diesem Fall, weil NJORD ein berechtigtes Interesse an der Vermarktung unseres Unternehmens und Angebots hat. Der Versand von Newslettern und sonstigen Werbeunterlagen mit elektronischer Post erfolgt ausschließlich, wenn NJORD hierzu eine ausdrückliche Einwilligung erhalten hat.

Weitergabe von personenbezogenen Daten

Der Umfang der Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte durch NJORD richtet sich nach dem Zweck der Datenerhebung und –verarbeitung durch NJORD und hängt ebenfalls davon ab, in welchen Zusammenhang die personenbezogenen Daten zu stellen sind.

Personenbezogene Daten werden in den Fällen an Dritte weitergegeben, in denen es für die Arbeitsvorgänge oder die Durchführung des Mandats relevant ist oder NJORD hierzu verpflichtet ist. Eine solche Weitergabe kann u.a. an die Parteien der Angelegenheit und an öffentliche Behörden, wie z.B. die Polizei, Steuerbehörden und Gerichte, erfolgen. Diese sind dann selbständige Datenverantwortliche.

NJORD hat des Weiteren IT-Dienstleister mit der Erbringung von Dienstleistungen verschiedener Art beauftragt. Es kann sich hierbei z.B. um IT-Support und IT-Infrastruktur handeln. Jede
Datenerhebung bzw. Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage eines schriftlichen Vertrags zwecks Gewährleistung der vollständigen Vereinbarkeit mit den einschlägigen Vorschriften.

Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der EU

NJORD verwendet gewisse Datendienstleister außerhalb der EU. Diese und die Rechtsgrundlage der Datenweitergabe sind unten angeführt.

Mailchimp                                     USA                                Privacy Shield

Auf Anfrage erteilt NJORD Ihnen Auskunft darüber, wie Sie eine Kopie der betreffenden Weitergabegrundlagen einholen.

Löschung von personenbezogenen Daten

NJORD löscht die personenbezogenen Daten, wenn für deren Erhebung und Verarbeitung kein Zweck mehr besteht. Eine Archivierungspflicht kann allerdings einen solchen Zweck darstellen. Wir sind verpflichtet, Sachakten für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren; diesen hat NJORD auf 5 Jahre nach Mandatsende festgesetzt.

Schweigepflicht

Alle Mitarbeiter von NJORD unterliegen einer vollständigen Schweigepflicht; dies gilt auch für erhobene und verarbeitete personenbezogene Daten. Die Anwälte von NJORD unterliegen des Weiteren der gesetzlichen Schweigepflicht von Anwälten nach Maßgabe des § 126 der dänischen Prozessordnung [retsplejeloven].

Datenquellen

Die von NJORD erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten werden am häufigsten bei dem Betroffenen selbst oder bei Mandanten eingeholt. In gewissen Fällen erhebt NJORD aber auch personenbezogene Daten von öffentlich zugänglichen Registern.

Ihre Rechte

Wenn NJORD Ihre personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet, stehen Ihnen als Betroffenen bestimmte Rechte zu.

Für den Fall, dass Sie ein oder mehrere von Ihren Rechten in Anspruch nehmen möchten, können Sie NJORD jederzeit kontaktieren. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 2. Die Geltendmachung Ihrer Rechte ist kostenlos. Wenn eine diesbezügliche Kontaktaufnahme offensichtlich unbegründet oder übertrieben ist, ist NJORD allerdings zur Erhebung einer Gebühr oder zur Ablehnung des Ersuchens berechtigt. NJORD wird Ihr Ersuchen baldmöglichst und spätestens binnen 30 Tagen beantworten.

Recht auf Auskunft: Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten NJORD über Sie erhoben hat.

Recht auf Berichtigung: Sie haben ein Recht auf Berichtigung der personenbezogenen Daten, die NJORD über Sie erhebt und verarbeitet, falls diese fehlerhaft oder irreführend sind.

Recht auf Löschung: Sie haben in gewissen Fällen ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, die NJORD über Sie erhebt und verarbeitet.

Recht auf Beschränkung: Sie haben ein Recht darauf, dass NJORD vorübergehend die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beschränkt, so dass die Erhebung und Verarbeitung in gewissen Fällen lediglich auf die Aufbewahrung beschränkt sind.

Recht auf Datenportabilität: Sie haben in gewissen Fällen ein Recht auf Aushändigung der personenbezogenen Daten, die Sie NJORD gegeben haben, und zwar in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format.

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Sie haben jederzeit ein Recht auf Widerruf Ihrer etwaigen Einwilligung in die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie ggf. gegenüber NJORD abgegeben haben.

Recht auf Widerspruch: Sie haben jederzeit unter Hinweis auf ihre besondere Situation oder besondere Gründe ein Recht darauf, der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch NJORD zu widersprechen. Bezieht sich Ihr Widerspruch auf die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung, stellt NJORD diese Erhebung und Verarbeitung ein.

Recht auf Beschwerde: Sie haben ein Recht darauf, eine Beschwerde gegen die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch NJORD für den Fall einzulegen, dass Ihre Kontaktaufnahme mit uns nicht zu einer zufriedenstellenden Datenerhebung und –verarbeitung führt. Eine diesbezügliche Beschwerde ist bei der dänischen Datenschutzbehörde Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 Kopenhagen K, www.datatilsynet.dk, einzureichen.

Wir weisen Sie freundlichst darauf hin, dass Sie Ihre Rechte nicht unter Verletzung der uns oder Anderen zustehenden Rechte ausüben können. Dies wird bei der Würdigung des konkreten Falls berücksichtigt werden.

Änderungen dieser datenschutzrechtlichen Richtlinien

NJORD wird diese datenschutzrechtlichen Richtlinien laufend aktualisieren und ändern, so dass sie stets dem geltenden Recht entsprechen. Änderungen der datenschutzrechtlichen Richtlinien werden über die Webseite von NJORD, http://www.njordlaw.com mitgeteilt, sowie in gewissen Fällen ebenfalls per E-Mail.

Aktuelle Fassung

Dies sind die datenschutzrechtlichen Richtlinien von NJORD mit Stand Mai 2018, die ab dem 25. Mai 2018 Anwendung finden.

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