Tietosuojailmoitus
Tekijänoikeusrikkomustapauksissa
1. Yleistä
1.1 NJORD Law Firm (”NJORD” tai ”me”) käsittelee henkilötietoja tavanomaisena osana asiakkaittemme ja oikeustapaustemme hallinnointia.
1.2 Tämä Tietosuojailmoitus selittää mitä henkilötietoja NJORD käsittelee asiakkaittemme puolesta tekijänoikeusrikkomustapauksissa.
1.3 Tämä Tietosuojailmoitus on tarkoitettu luettavaksi huolella.
2. Vastuu tiedoista
2.1 NJORD sijaitsee Kööpenhaminassa osoitteessa Pilestæde 58, 1112 Kööpenhamina sekä Aarhusissa osoitteessa Åboulevarden 17, 8000 Aarhus.
2.2 NJORD edustaa elokuvatuottajia (”oikeudenhaltijat”) tekijänoikeuksien kunnioittamiseksi ja tekijänoikeusrikkomusten torjumiseksi.
2.3 Asianajotoimistona NJORD on henkilötietojen rekisterinpitäjä oikeustapaustemme käsittelyn yhteydessä.
2.4 Kaikki käsitellyt henkilötiedot tallennetaan turvallisille palvelimille Tanskassa.
3. Tiedot, joita käsittelemme
3.1 Keräämme ensimmäiseksi tekijänoikeusrikkomuksen tehneen IP-osoitteen, rikkomuksen ajankohdan, paikan, sekä rikkomuksen kohteena olevan elokuvateoksen nimen. Tietojen keräys tapahtuu riippumattoman kolmannen osapuolen kautta, joka pystyy seuraamaan ja monitoroimaan tietoliikennettä sekä tunnistamaan niiden henkilöiden IP-osoitteet, jotka laittomasti jakavat ja lataavat tiedostoja.
3.2 Seuraavaksi keräämme internet-yhteyden omistajan nimen sekä osoitteen, johon IP-osoite on liitetty. Keräys tapahtuu internet-yhteyden omistajan internet-palveluntarjoajan välityksellä, joka on velvollinen luovuttamaan henkilötiedot tuomioistuimen määräyksen nojalla. Tarvittaessa keräämme lisätietoja IP-osoitteen käyttäjästä julkisista lähteistä.
3.3 Sen jälkeen kun olemme keränneet tietoja tehdystä rikkomuksesta, lähetämme kyseisen IP-osoitteen käyttäjälle kirjeen syytteeseenpanoa varten oikeudenhaltijoiden puolesta. Jos saamme haltuumme lisää henkilötietoja esimerkiksi kirjeenvaihdon yhteydessä, käsittelemme myös näitä tietoja.
3.4 Lähtökohtaisesti pidämme IP-osoitteen käyttäjää ja henkilöä, joka on loukannut tekijänoikeuksia samana henkilönä, kunnes toisin osoitetaan.
4. Tietojenkäsittelyn perusteet
4.1 Henkilötietojen käsittely rajoittuu siihen mikä on tarpeen tekijänoikeusrikkomusten tutkimiseksi sekä niistä syytteeseen asettamiseksi.
4.2 Pidämme lähtökohtaisesti kaikkia tietoja tavanomaisina henkilötietoina yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan, joita käsittelemme oikeudenhaltijoille oikeutettujen etujen mukaisesti viedessä tapauksia oikeuteen tiedostojen laittomasta jakamisesta ja lataamisesta yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.
4.3 Siinä määrin, kun poikkeukselliset olosuhteet edellyttävät arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä, niitä käsitellään oikeudenhaltijoiden oikeusvaateiden toteuttamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohdan mukaisesti.
4.4 Tiedostamme, että näissä poikkeuksellisissa tapauksissa henkilötiedot saattavat esiintyä konkreettisina näyttöinä rikkomuksista, jolloin ne kuuluvat yleisen tietosuoja-asetuksen 10 artiklan soveltamisalaan. Sen vuoksi menettelymme noudattavat lakien mukaista hyvää yleiskäytäntöä sekä oikeuslaitoksen hallintoa koskevia säännöksiä tuomioistuimien käsittelyssä. Tämä tarkoittaa, että tiedotamme kirjeidemme vastaanottajille rikkomuksiin liittyvistä merkityksellisistä tosisekoista, jotta he kykenevät edustamaan itseään.
Jos käsittelemme henkilötietoja yleisesti lainsäädännön, kuten kirjanpitolain noudattamiseksi, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti.
5. Tietojen luovuttaminen
5.1 Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille vain, jos se on tarpeen tapauksen edistymiseksi tai täytäntöönpanemiseksi, tai jos NJORD on velvollinen tekemään niin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa asianosaisille sekä viranomaisille, kuten poliisille, veroviranomaisille ja tuomioistuimille. Jokainen kolmas osapuoli on itsenäinen rekisterinpitäjä. Luovutamme tietoja Internet-palveluntarjoajille vain siinä määrin kuin tuomioistuin määrää.
5.2 NJORD käyttää erilaisia palveluita suorittavia tietojenkäsittelijöitä. Esimerkkejä kyseisistä palveluista olla IT-tuki ja IT-infrastruktuuri. Tietojenkäsittely tapahtuu kirjallisen sopimuksen mukaisesti, mikä takaa yhteensopivuuden sovellettavien säännöstöjen kanssa.
6. Henkilötietojen poistaminen
6.1 NJORD poistaa kaikki tapauskohtaiset tiedot viiden vuoden kuluttua tapauksen päättymisestä. Tapaus päättyy silloin, kun emme katso meillä olevan vaateita teitä vastaan, kun oikeusriita on ratkaistu, tai kun osapuolet ovat päässeet sovintoon. Tietojen poistoaika on asetettu ottaen huomioon, että NJORD on asianajotoimistona velvollinen säilyttämään oikeustapausten tiedot vähintään viiden vuoden ajan Tanskan Asianajajalain sekä oikeuslaitoksen hallintoa koskevan lain 126 artiklan 1 momentin mukaisesti.
7. Luottamuksellisuus
7.1 Kaikilla työntekijöillämme on salassapitovelvollisuus työnsuhteensa puolesta, sekä lakisääteinen luottamuksellisuusvelvoite oikeuslaitoksen hallintolain 126 artiklan mukaisesti.
8. Oikeudet
8.1 Käsitellessämme henkilötietojasi, sinulla on oikeudet tutustua, korjata, poistaa, rajoittaa, vastustaa sekä valittaa.
8.2 Mikäli haluat käyttää yhtä tai useampaa oikeuttasi henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, olet aina tervetullut ottamaan meihin yhteyttä. Vastaamme yhteydenotteenne 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta.
8.3 Pyydämme teitä olemaan huolellinen ottaessanne meihin yhteyttä. Jos tiedustelunne on selvästi perusteeton tai ylenmääräinen, pidätämme oikeuden hylätä pyyntönne tai periä hallinnollisen maksun. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, jos tiedustelu on töykeä tai jos sama tiedustelu toistuu.
8.4 Rekisterinpitäjänä meidän on varmistettava, että emme luovuta henkilötietoja muille kuin asianosaisille henkilöille. Täten meidän on varmistettava henkilöllisyytenne ennen tietojen luovuttamista. Voidaksemme turvata tietosuojaoikeutenne, teidän tulee tunnistautua lähettämällä pyyntönne mukana kopion voimassa olevasta kuvallisesta henkilöllisyystodistuksestanne sekä todistuksen osoitteestanne. Voitte esimerkiksi lähettää kopion passistanne tai ajokortistanne yhdessä sairausvakuutuskorttinne kanssa. 1. tammikuuta 2019 lähtien tunnistetietoja voidaan lähettää salatun postin kautta.
8.5 Huomaattehan, että pidätämme oikeuden hylätä pyyntönne, jos ette tunnistaudu edellä osoitetulla tavalla. Mikäli emme ole saaneet tarvittavaa tunnistusta 30 päivän kuluessa pyynnöstänne, katsomme että olette luopuneet pyynnöstänne.
8.6 Pyydämme teitä lukemaan alla olevan ”usein kysytyt kysymykset” osion ennen kuin lähetätte pyyntönne.
9. Usein kysytyt kysymykset henkilötietoihin liittyvistä oikeuksista
9.1 Mihin tietoihin minulla on pääsy?
Teillä on pääsy kaikkiin keräämiimme henkilötietoihinne, kunhan kyseinen tiedonanto ei loukkaan muiden oikeuksia.
Tämä tarkoittaa sitä, että pääsette seuraaviin tietoihinne: nimeenne, osoitteeseenne, IP-osoitteeseenne johon rikkomus on rekisteröity, rikkomuksen päivämäärään sekä asianomaisen teoksen nimeen. Suurin osan näistä tiedosta löytyvät teille lähetetystä kirjeestä.
Halutessanne lisätietoja, voit saada joitakin teknisiä tietoja tekijäoikeusrikkomuksesta. Näitä tekniset tietoja ovat hash-arvo sekä parven koon-arvo (”swarm size”). Kaikki tiedot toimitetaan sähköpostin välityksellä, kun tunnistautuminen on tapahtunut onnistuneesti, ks. 7.4.
9.2 Voinko saada kopion tiedoistani?
Ette voi saada kokonaisvaltaista tiedostopakettia tiedoistanne tai siihen liittyviä yksittäisiä asiakirjoja.
Emme paljasta kyseisiä asiakirjoja, sillä käytämme niitä syytteeseenpanon valmistelussa teitä vastaan suojellaksemme oikeudenhaltijoille oikeutettuja etuja. Samalla emme halua julkaista omia tai muita osapuolia koskevia nimiä heidän oikeuksiensa vuoksi.
Viittaamme yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohtaan, jonka mukaan oikeus saada kopio käsiteltävistä henkilötiedoista ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeusiin tai vapauksiin.
9.3 Voinko saada julkisen pääsyn tietoihin julkisuuslain alla?
NJORD on yksityinen yritys, mikä tarkoittaa sitä, että hallintolainsäädännön säännöstöt asiakirjojen julkisesta saatavuudesta eivät koske meitä. Tästä syystä teillä ei ole oikeutta saada pääsyä tietoihin julkisuuslain alla. Oikeutenne päästä tietoihinne tulee ainoastaan tietosuojaa koskevista säännöksistä.
9.4 Voinko poistaa minua koskevia henkilötietoja?
Teillä ei ole oikeutta poistaa käsittelemiämme teitä koskevia henkilötietoja, koska käsittelemme niitä osana tekijänoikeusrikkomuksen syytteeseenpanoa.
Huomaattehan, että ette voi harjoittaa tietosuojaoikeuksianne loukaten muiden oikeuksia, jotka tässä tapauksessa viittaavat oikeudenhaltijoiden etuihin tekijänoikeusrikkomustapauksissa, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohdassa määritetään. Sen mukaan poistamisoikeutta ei sovelleta siinä määrin, kun tietojenkäsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Tapauksenne päätyttyä säilytämme henkilötietonne viiden vuoden ajan sen jälkeen, kun asia on saatu päätökseen lakisääteisten velvoitteiden ja oikeuslaitoksen hallintolain 126 artiklan 1 momentin mukaisesti. Viittaamme yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan b alakohtaan, jonka mukaan oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, jos henkilötietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
9.5 Voinko korjata minusta olevat tiedot?
Teillä on oikeus saada teistä olevat virheelliset henkilötiedot korjattua.
Tästä syystä voitte aina pyytää meitä korjaamaan teistä olevat tiedot kuten nimenne ja osoitteenne. Kaiken minkä haluatte tulla korjattavaksi, tulee olla dokumentoituna teidän taholtanne.
Ette pysty korjaamaan tietoja tapahtuneesta tekijänoikeusrikkomuksesta, ellemme ole kanssanne samaa mieltä kyseisestä asiasta. Tämä johtuu siitä, että arvioimme tapausta Tanskan oikeusjärjestelmän oikeudenkäyntiä koskevien todistusstandardien pohjalta ja emme voi korjata objektiivisia todisteita lausuntojenne perusteella. Valvomme oikeudenhaltijoiden etuja tekijänoikeusrikkomusten syytteeseenpanossa, kun taas oikeusjärjestelmä takaa teidän kykynne suojella etujanne.
10. Yhteystiedot ja valittaminen
10.1 Halutessanne voitte ottaa meihin yhteyttä ja valittaa henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Alta löydät yhteystietomme:
NJORD Law Firm
Pilestræde 58
1112 Kööpenhamina
Puhelin: (+45) 33 12 45 22
Sähköposti: ip@njordlaw.com
10.2 Mikäli emme ole pystyneet vastaamaan vastalauseeseesi valituksenne arvioinnin jälkeen, voitte hakea muutosta tietosuojavirastolta.