Haupt- und Gesellschafterversammlungen

Eine ordentliche Haupt- oder Gesellschafterversammlung ist mindestens einmal jährlich durchzuführen. Darüber hinaus kann es außerordentliche Haupt- oder Gesellschafterversammlungen geben, wenn dies beispielsweise von der Geschäftsführung, dem Vorstand oder Aufsichtsrat oder von einem Wirtschaftsprüfer gefordert wird.

Auf der Haupt- oder Gesellschafterversammlung können die Aktionäre oder Gesellschafter ihren Einfluss ausüben und Beschlüsse fassen. Daher müssen bestimmte Bestimmungen eingehalten werden, die sicherstellen sollen, dass Einladung und Ablauf vorschriftsmäßig vor sich gehen.

Bei der Einladung zur Haupt- oder Gesellschafterversammlung müssen die in der Satzung oder in den geltenden Gesetzen vorgeschriebenen Tageordnungspunkte aufgeführt werden. Auf der Versammlung können nur Beschlüsse zu den auf der Tagesordnung angegebenen Punkte getroffen werden. 

Darüber hinaus gelten folgende Anforderungen: 

• Zur Haupt- oder Gesellschafterversammlung wird von der Geschäftsführung, vom Vorstand oder vom Aufsichtsrat eingeladen.
• Die Einladung muss frühestens 4 Wochen und spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Termin erfolgen, es sei denn, die Satzung der Gesellschaft sieht anderes vor.
• Die Einladung hat die Tagesordnung sowie Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung zu enthalten.

Für Aktiengesellschaften und börsennotierte Gesellschaften gelten besondere Vorschriften.

Oft ist die Haupt- oder Gesellschafterversammlung nur dann beschlussfähig, wenn eine bestimmte Mindestzahl der Aktionäre oder Gesellschafter anwesend ist, und manche Beschlüsse erfordern eine bestimmte Mehrheit. Um einem hohe Beteiligung zu gewährleisten, sollte die Einladung daher rechtzeitig versandet werden.

Die deutschsprachigen Anwälte der Abteilung German Nordic Legal bei NJORD haben umfangreiche Erfahrung mit der Vorbereitung und Durchführung von Haupt- und Gesellschafterversammlungen, bei denen alle vorschriftsmäßigen Bedingungen eingehalten werden, und unterstützen Sie gern bei der Durchführung. 

Auf der Haupt- oder Gesellschafterversammlung wird gemäß Satzung u.a. ein Beschluss über die Genehmigung des Jahresabschlusses einschließlich der Frage des Gewinns oder Verlusts getroffen.

In der Regel sind die Aktionäre oder Gesellschafter auf der Haupt- oder Gesellschafterversammlung physisch anwesend. Falls die Satzung dies vorsieht, kann die Versammlung auch elektronisch durchgeführt werden. Allerdings ist die physische Anwesenheit erforderlich, falls Aktionäre oder Gesellschafter, die mehr als 10% der Kapitalanteile besitzen, dies verlangen.

In Dänemark ist es gesetzlich geregelt, wer bei einer Haupt- oder Gesellschafterversammlung teilnehmen darf, einschließlich des Rechts, Vollmachten für die Teilnahme auszustellen und sich von einem Berater begleiten zu lassen. Beispielsweise können die Aktionäre und Gesellschafter sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen, und dieser kann von einem Berater, z.B. einem Anwalt, begleitet werden.

Die meisten Beschlüsse werden durch einfache Mehrheit getroffen, bestimmte Beschlüsse erfordern jedoch eine qualifizierte Mehrheit oder vollständige Einigkeit, falls dies in einer Aktionär- oder Gesellschaftervereinbarung so vorgesehen ist. Mit einfacher Mehrheit kann in der Regel z.B. beschlossen werden, auf welcher Sprache die Versammlung durchgeführt und die Dokumente ausgestellt werden.

Die deutschsprachigen Anwälte von NJORD German Nordic Legal unterstützen Ihr Unternehmen bei der Durchführung der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, so dass diese korrekt gemäß Vorgaben der Satzung und der Gesetzgebung verläuft, und fertigen die notwendigen Dokumente, z.B. das Versammlungsprotokoll, auch in zweisprachiger Form (z.B. deutsch-dänisch).

Nach der Durchführung der Haupt- oder Gesellschafterversammlung müssen beschlossene Änderungen gegebenenfalls beim Handelsregister angemeldet werden, z.B. Satzungsänderungen, Namensänderung, Eintritt neuer Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder oder eines neuen Wirtschaftsprüfers sowie Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen.

Auch diese Tätigkeiten führen die Anwälte von NJORD gern für Ihr Unternehmen aus, so dass sichergestellt ist, dass die Anmeldung korrekt und fristgemäß erfolgt.

Bei Gesellschaften mit wenig Aktionären oder Gesellschaftern kann die Haupt- oder Gesellschafterversammlung auch in der Weise durchgeführt werden, dass dem Versammlungsleiter eine Vollmacht erteilt wird. Hierbei werden alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten, ohne dass die Aktionäre oder Gesellschafter physisch anwesend sein müssen. Dies ist z.B. eine praktische Lösung im Fall von dänischen Tochtergesellschaften, bei der die deutsche oder österreichische Muttergesellschaft alle Aktien oder Gesellschaftsanteile besitzt.